穩(wěn)中求勝 | 羅賓遜全球物流實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化差旅費(fèi)用管理流程

積攢紙質(zhì)發(fā)票、手動(dòng)提交報(bào)銷一直是拖慢工作效率，影響員工體驗(yàn)的因素之一。尤其對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)，每當(dāng)報(bào)銷日來(lái)臨，整理員工提交的紙質(zhì)發(fā)票、核對(duì)報(bào)銷單據(jù)，制作費(fèi)用報(bào)告都是令人十分頭疼的事。以往眾多企業(yè)都會(huì)面臨的問(wèn)題，如今對(duì)于羅賓遜全球物流來(lái)說(shuō)，輕而易舉便可以完成。憑借SAP Concur費(fèi)用管理解決方案，羅賓遜全球物流擺脫了紙質(zhì)發(fā)票和手動(dòng)報(bào)銷帶來(lái)的困擾，費(fèi)用審批流程可在線上輕松完成，既易于核算數(shù)據(jù)，又保證了報(bào)銷和費(fèi)用管理流程的合規(guī)性。

羅賓遜全球物流有限公司于1905年成立于美國(guó)，是全球最大的第三方物流供應(yīng)商之一。公司在亞太地區(qū)的主要業(yè)務(wù)涵蓋海運(yùn)、空運(yùn)、陸路運(yùn)輸服務(wù)、合同物流、行業(yè)物流解決方案和全球貨運(yùn)服務(wù)，涉及大中華、韓國(guó)、新加坡、馬來(lái)西亞等多個(gè)國(guó)家，在職員工超過(guò)1,500名。2006年，羅賓遜全球物流在中國(guó)成立辦公室，致力于為中國(guó)企業(yè)提供出色的物流服務(wù)。

羅賓遜全球物流內(nèi)控高級(jí)經(jīng)理Greta Chen表示：“手動(dòng)提交紙質(zhì)票據(jù)一直影響著員工報(bào)銷和財(cái)務(wù)審批的效率。部署SAPConcur費(fèi)用管理解決方案后，財(cái)務(wù)同事可以線上統(tǒng)一審批員工報(bào)銷，減少紙質(zhì)票據(jù)帶來(lái)的流程慢、易出錯(cuò)等困擾，實(shí)現(xiàn)了差旅費(fèi)用流程自動(dòng)化。不僅提高了工作效率，還增強(qiáng)了差旅費(fèi)用管理流程的合規(guī)及透明度，幫助管理層基于準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)做出最佳分析和決策�！�

物流講究快和穩(wěn)，財(cái)務(wù)流程不能拖后腿

據(jù)統(tǒng)計(jì)，除主營(yíng)業(yè)務(wù)支出外，羅賓遜全球物流有15%的差旅費(fèi)用支出來(lái)自銷售及行政支出，其龐大的員工群體以及遍布全球的生態(tài)圈，需要員工填報(bào)大量的報(bào)銷和出差申請(qǐng)。但羅賓遜全球物流過(guò)去采用傳統(tǒng)手動(dòng)報(bào)銷及分散式財(cái)務(wù)管理模式，難以滿足內(nèi)部大批量處理補(bǔ)貼和差旅報(bào)銷的需求。對(duì)此，羅賓遜全球物流需要借助數(shù)字化工具優(yōu)化其財(cái)務(wù)管理模式，以解決以下挑戰(zhàn):

落后的手動(dòng)填報(bào)報(bào)銷流程降低財(cái)務(wù)合規(guī)性：羅賓遜全球物流以往采用的是手工填報(bào)，員工在填寫(xiě)費(fèi)用類型時(shí)隨意性較大，同時(shí)后端財(cái)務(wù)同事也可能發(fā)生同類型費(fèi)用錄入標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致核算時(shí)數(shù)據(jù)口徑不一致。此外，員工缺少對(duì)報(bào)銷費(fèi)用所需支持性附件的統(tǒng)一指引，同類費(fèi)用可能支持性附件有所不同，因此導(dǎo)致財(cái)務(wù)合規(guī)性不高。

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審批流程不統(tǒng)一，難以核算和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)：管理層常面臨大量的紙質(zhì)單據(jù)等待審批的情況，并且可能會(huì)因?yàn)槌霾畹仍蜓诱`審批。企業(yè)內(nèi)部也缺乏使用統(tǒng)一的報(bào)批規(guī)范，管理層難以根據(jù)費(fèi)用金額的大小和風(fēng)險(xiǎn)的高低實(shí)施相應(yīng)的管控方案。此外，在處理異常情況時(shí)，管理層與財(cái)務(wù)部門容易出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不一致的現(xiàn)象。

分散式財(cái)務(wù)管理模式，降低差旅費(fèi)用流程的透明度：較為分散的財(cái)務(wù)管理模式對(duì)應(yīng)各個(gè)負(fù)責(zé)人的職能也相對(duì)分散，并且人力資源將多用于重復(fù)性的工作，易產(chǎn)生不合規(guī)行為。而紙質(zhì)單據(jù)的使用，對(duì)任何層級(jí)的員工缺少透明度，更不利于合規(guī)性檢查。

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SAP Concur自動(dòng)化解決方案，打造全新智慧費(fèi)用管理流程

跟隨美國(guó)總部的部署方案，羅賓遜全球物流在北亞及東南亞地區(qū)發(fā)展數(shù)字化管理流程中也選擇了SAP Concur，以自動(dòng)化和規(guī)范化的費(fèi)用管理流程，提高內(nèi)部財(cái)務(wù)流程的工作效率，提升費(fèi)用報(bào)銷合規(guī)性。

自動(dòng)化審批流程，提高員工效率：SAP Concur費(fèi)用管理解決方案采用人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)等最新技術(shù)，簡(jiǎn)化羅賓遜全球物流從系統(tǒng)實(shí)施到提交費(fèi)用報(bào)告的整個(gè)支出管理流程。在部署SAP Concur之后，羅賓遜全球物流實(shí)現(xiàn)費(fèi)用流程自動(dòng)化。以往漏洞百出的手動(dòng)報(bào)銷和提交費(fèi)用申請(qǐng)過(guò)程如今均可以在系統(tǒng)中完成，而紙質(zhì)票據(jù)也可以替換為電子發(fā)票，員工僅需要在系統(tǒng)中上傳單據(jù)并提交，財(cái)務(wù)人員便可直接查閱，省時(shí)又省力，提高了整體員工的工作效率和使用體驗(yàn)，讓他們有更多的時(shí)間專注于服務(wù)客戶和業(yè)務(wù)拓展。

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